Rédaction, approbation et diffusion du procès-verbal : comment procéder ?

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1. La rédaction du procès-verbal

 

L’établissement du procès-verbal est la compétence exclusive du secrétaire du comité (CE/DUP : C.trav., art R.2325-3/ CSE : C.trav., art L.2315-34). L’employeur n’a donc pas à participer à la rédaction du procès-verbal (PV).

 

Le comité peut se faire assister dans la prise de notes – par une entreprise de dactylographie, du personnel mis à disposition par l’entreprise, ou un salarié du comité par exemple – ou avoir recours à l’enregistrement des séances.

 

Dans le cas où la rédaction du procès-verbal est confiée à une tierce personne, le contrôle de la teneur des débats incombe exclusivement au secrétaire du comité.

 

Si la rédaction est assurée par le secrétaire lui-même, le temps consacré à la rédaction du procès-verbal doit s’imputer sur le crédit d’heures de délégation.

 

Le délai d’établissement du PV est fixé par accord collectif ou, en l’absence de délégué syndical, par accord conclu entre l’employeur et la majorité des membres titulaires élus du CE. À défaut d’accord, les délais et modalités de rédaction des procès-verbaux sont définis par décret. Le secrétaire dispose a minima d’un délai de 15 jours suivant la réunion à laquelle le PV se rapporte pour le communiquer à l’employeur – sauf en cas de plan de sauvegarde de l’emploi (PSE), de redressement ou de liquidation judiciaire.

 

(CE/DUP : C.trav., art L.2323-3 et L.2325-20 / CSE : C.trav., art L.2315-34).

 

 

Bon à savoir :

 

Il n’existe pas d’obligation légale de transmettre le procès-verbal aux membres du CE 15 jours après la tenue de la réunion, comme c’est le cas pour l’employeur. Toutefois, comme ils participent à l’approbation du PV, il est fortement recommandé de le leur adresser en amont de la réunion.

 

 

2. L’approbation du procès-verbal

 

Tout membre du comité, y compris le président, peut demander une modification ou un complément au texte rédigé par le secrétaire avant la soumission au vote du PV. Le secrétaire est libre d’accepter ou de refuser.

 

En cas de contestation sur le contenu ou la demande de modification du texte, il convient de saisir le tribunal de grande instance.

 

L’adoption du PV se déroule en règle générale lors de la réunion suivante. L’employeur – qui compte pour une voix – et les membres titulaires du comité prennent part au vote à la majorité des membres. Les abstentions, les votes blancs ou nuls ne sont pas comptabilisés.

 

Une fois approuvé, le PV a valeur d’engagement pour l’employeur et permet de constituer un moyen de preuve selon les circonstances.

 

3. La communication du procès-verbal

 

Une fois que le PV est approuvé, le secrétaire doit obligatoirement le diffuser auprès du président et des membres du comité (C.trav., art R.2325-3) et de manière optionnelle auprès des salariés.

 

 

Le conseil des experts VOLENTIS CSE

 

Nous vous recommandons fortement de diffuser le procès-verbal aux salariés de l’entreprise.

 

Le Code du travail précise que le PV peut, « après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du comité, selon les modalités précisées par le règlement intérieur du comité » (CE/DUP : C.trav., art L.2325-21 / CSE : C.trav., art L.2315-35).

 

En pratique, les procès-verbaux peuvent être affichés sur les panneaux mis à la disposition du CE, ou diffusés via l’intranet de l’entreprise – sous réserve d’un accord d’entreprise ou d’une autorisation de l’employeur.

 

Si des informations confidentielles doivent être consignées dans le procès-verbal, il convient d’établir deux PV :

 

– un procès-verbal à destination unique du président et des membres du comité,

– et un PV à destination des salariés, expurgé de la partie confidentielle.

 

 

 

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