Représentants du personnel : quel est le régime de prise en charge des frais de déplacement ?

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Participation aux réunions, rencontre des salariés… Vous pouvez être amené à vous déplacer dans le cadre de vos missions de représentant du personnel. Or, l’exercice de votre mandat ne doit pas entrainer de perte de rémunération.

 

Vos frais de déplacement peuvent-ils être pris en charge ? Comment pouvez-vous être indemnisé ?

 

1. Les frais pour se rendre en réunion ordinaire ou extraordinaire

 

Les frais de déplacement engagés par les membres du CE/DUP/CHSCT/CSE pour se rendre aux réunions convoquées par l’employeur – ou son représentant – doivent être pris en charge par l’entreprise (Cass.soc., 28 mai 1996, n° 94-18.797, Cass.crim 22 novembre 2005, n° 04-87.451).

 

Cette solution s’applique aux réunions du comité d’établissement, comité d’entreprise, comité central d’entreprise, comité de groupe et comité central européen.

 

Le principe de prise en charge des frais de déplacement par l’entreprise s’applique aussi bien pour une réunion plénière ordinaire qu’extraordinaire, qu’elle soit convoquée à la demande de la majorité des élus (Cass.soc., 22 mai 2002, n°99-43.990) ou à la demande de l’employeur.

 

Qui peut bénéficier de la prise en charge des frais de déplacement ?

 

La totalité des participants aux réunions du CE/DUP – titulaires, suppléants et représentants syndicaux – et du CSE – titulaires, suppléant remplaçant d’un titulaire et représentants syndicaux – doit bénéficier de cette prise en charge.

 

Quels sont les frais remboursés ?

 

La base des frais de remboursement engagés fait souvent l’objet d’un accord – d’entreprise ou de branche –, d’un usage ou d’une disposition dans le règlement intérieur de l’instance. En l’absence d’information, l’élu devra être remboursé aux frais réels.

 

La prise en charge des frais couvre les frais de transport, d’hébergement et de restauration sur présentation des justificatifs.

 

En l’absence d’accord, d’usage ou d’une disposition présente dans le règlement intérieur, les frais sont remboursés sur la base du barème fiscal et non sur le barème interne établi unilatéralement par l’employeur (Cass.soc., 26 mai 2015, n°13-22.866).

 

 

Bon à savoir :

 

Si le temps de trajet des élus pour se rendre en réunion plénière dépasse la durée normale de déplacement entre son domicile et son lieu de travail, il doit être rémunéré par l’employeur comme temps de travail (Cass.soc., 5 novembre 2003, n°01-43.109).

 

Par ailleurs, si un salarié habituellement affecté à l’équipe de nuit ou du matin se rend à une réunion se tenant l’après-midi, l’employeur doit intégralement prendre en charge les frais de déplacement, mais également rémunérer le salarié pour son temps de trajet et la durée de la réunion.

 

 

2. Les frais pour se rendre aux réunions préparatoires ou commissions

 

Les frais de déplacement pour se rendre aux réunions préparatoires organisées entre représentants du personnel ne sont pas pris en charge par l’employeur. Par mesure d’exception, si la réunion ordinaire ou extraordinaire est accolée à la réunion préparatoire, les frais de déplacement des élus peuvent être pris en charge par l’entreprise.

 

Les frais pour se rendre aux commissions obligatoires ou facultatives du CE/DUP/CSE sont à la charge de l’instance et sont imputés sur le budget de fonctionnement – sauf en cas d’accord plus favorable.

 

 

Le conseil des experts VOLENTIS CSE

 

Si vous souhaitez pouvoir imputer les frais de déplacement non pris en charge par votre employeur sur le budget de fonctionnement du CSE, veillez à ce que cette possibilité soit bien prévue dans le règlement intérieur du CSE.

 

L’ajout de cette disposition dans le règlement intérieur de l’instance est une excellente occasion de définir les « bonnes pratiques » afin d’éviter tout abus. Vous pouvez, par exemple, définir le montant maximal de prise en charge par repas.

 

Enfin, soyez vigilant quant au motif des déplacements. Si ces derniers sont liés aux œuvres sociales du CSE, ils devront être remboursés par le budget des activités sociales et culturelles.

 

 

3. Les autres frais de déplacement durant la prise des heures de délégation

 

Les frais liés aux autres déplacements des membres du CE/DUP/CSE durant leurs heures de délégation n’ont pas à être pris en charge par l’employeur (Cass.soc., 14 février 1989, n°85-41.075) sauf accord plus favorable (accord collectif, usage, dispositions du règlement intérieur).

 

Il est par ailleurs conseillé pour l’instance de prévoir dans son règlement intérieur les modalités de remboursement de ces frais et la présentation des justificatifs pour éviter les abus.

 

La prise en charge de ces frais doit être opérée selon la nature de la mission, soit sur le budget de fonctionnement, soit sur le budget activités sociales et culturelles.

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